Veränderungen im Geschäftsfeld Buchführung (E-Rechnung) und in den Kanzleiprozessen durch Digitalisierung und Gesetzesänderungen

Im Rahmen des Seminars werden die (geplanten) Änderungen der gesetzlichen und untergesetzlichen Vorgaben sowie eine Auswahl relevanter Urteile dargestellt. In diesem Kontext sollen sodann mögliche bzw. notwendige Anpassungsmaßnahmen und Änderungen der Prozesse in den Geschäftsfeldern Buchhaltung und Abschlusserstellung aufgezeigt und gemeinsam erarbeitet werden. 

Seminarinhalte (Ergänzungen und Änderungen vorbehalten):

1.    Definition des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses

2.    E-Rechnung und einheitliche Schnittstelle
2.1. Regelungen, europarechtlicher Hintergrund, Meldeplattform
2.1. Rechnungserstellung
2.2. Rechnungseingang
2.3. Verbuchung und Prüfung der Vorgänge
2.4. Verfahrensdokumentation
2.5. Tax Compliance Systeme – nur etwas für die Großen?

3.    Exkurs zu Bargeld und Kassen
3.1. Belegerteilung und E-Rechnung
3.2. Meldepflicht
3.3. Verbuchung und Prüfung der Vorgänge
3.4. Einheitliche Schnittstelle und Prüfungen

4.    Exkurs Finanzbuchhaltungsdaten in der euBP

5.    Datenschutz und Datensicherheit
5.1. Aktuelle Bedrohungsrisiken
5.2. Windows 365
5.3. Schadensersatz bei immateriellen Schäden

Die Zielsetzung der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung wird im Entwurf des BMF-Schreibens so formuliert: „Die Neuregelung zum 1. Januar 2025 stellt einen wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar. Dafür sind die Prozesse und Abläufe zur Erstellung sowie Verarbeitung einer E-Rechnung auf den verschiedenen Ebenen zu digitalisieren“ (Rz. 2). Auch wenn die Schlussfolgerung, dass der Prozess der Verarbeitung (zwingend) zu digitalisieren sei, so nicht nachvollzogen werden kann, dürfte dies jedoch in der Praxis eine der wesentlichen Folgen sein.

Des Weiteren stellt die Änderung der Abgabenordnung mit der geplanten digitalen Schnittstelle neue Anforderungen an die Erstellung der Rechnungen und der anderen Aufzeichnungen. In den geänderten GoBD vom 11.03.2024 werden in der Randziffer 11 bereits die Schlussfolgerungen gezogen: „Nach § 158 Absatz 1 AO sind die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen (…) der Besteuerung zugrunde zu legen. Der Grundsatz gilt nicht (…) soweit die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben einer der vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt werden“.

Bereits heute begründet die Finanzverwaltung nicht nur bei Bargeldbetrieben eine Hinzuschätzung („Risikozuschläge“) mit der Verletzung formeller Vorschriften.

Die erzwungene oder gewünschte Digitalisierung der Prozesse stellt, zusammen mit der erhöhten Bedrohungslage, neue Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit, die von allen Prozessbeteiligten bewältigt werden müssen.

Die Prozessänderungen treffen dabei auf ein (Kanzlei-)Umfeld, das durch Arbeitsüberlastung, Arbeitskräftemangel und durch nicht nur wirtschaftliche Krisenerscheinungen geprägt ist. Ein Umstand, der dazu führt, dass diesem Veränderungsdruck häufig eher abwartend und teilweise ablehnend begegnet wird. Dabei wird häufig übersehen, dass die notwendigen Veränderungen auch die Chancen haben, wichtige Geschäftsfelder der Kanzleien neu und resilienter aufzustellen.

Im Rahmen des Seminars werden die (geplanten) Änderungen der gesetzlichen und untergesetzlichen Vorgaben sowie eine Auswahl relevanter Urteile dargestellt. In diesem Kontext sollen sodann mögliche bzw. notwendige Anpassungsmaßnahmen und Änderungen der Prozesse in den Geschäftsfeldern Buchhaltung und Abschlusserstellung aufgezeigt und gemeinsam erarbeitet werden.